Come ottenere notifiche solo per le e-mail che ti interessano in Microsoft Outlook


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Alcune e-mail sono più importanti di altre. Invece di ricevere avvisi ogni volta che arriva un’e-mail, imposta Microsoft Outlook in modo che ti avvisi solo quando cose importanti colpiscono la tua posta in arrivo, invece di tutte le vecchie e-mail che possono attendere fino a quando controlli la posta in arrivo.

Se gli avvisi e-mail di Outlook ti distraggono, il modo più semplice è disattivarli. Ma cosa succede se hai davvero bisogno di sapere quando arriva un’email dal tuo capo, un cliente o qualcun altro importante per te?

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Microsoft Outlook consente di configurare regole di avviso personalizzate per indirizzi e-mail specifici o interi domini. Abbiamo coperto le regole generali di cui sopra, quindi dai un’occhiata veloce se non le hai mai usate prima.

Quando si configura un avviso personalizzato utilizzando una regola, si sovrascrivono le autorizzazioni di avviso predefinite configurate. Se hai disabilitato tutti gli avvisi in Outlook, riceverai comunque un avviso se hai una regola configurata per farlo.

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Crea una regola per una persona specifica

Per impostare una regola di avviso personalizzata per una persona specifica, apri Outlook, quindi cerca un’e-mail da qualcuno per cui desideri un avviso. Fare clic con il tasto destro del mouse sull’e-mail e selezionare Regole> Crea regola.

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In alternativa, seleziona l’e-mail e, nella scheda Home della barra multifunzione, fai clic su Regole> Crea regola.

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Seleziona la casella di controllo accanto al nome del mittente, quindi scegli “Mostra nella finestra di avviso nuovo elemento” e / o “Riproduci un suono selezionato”.

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Se scegli “Riproduci un suono selezionato”, dovrai scegliere un file audio da riprodurre. La maggior parte delle persone non ha una selezione di file .wav a portata di mano, quindi vai a C: Windows Media (o / Sistema / Libreria / Suoni / se stai utilizzando Outlook su un Mac) e scegli il suono che desideri. È possibile utilizzare il pulsante di riproduzione nella finestra “Crea regola” per ascoltare l’audio prima di confermare la scelta.

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Fai clic su “OK” nella finestra Crea regola e la tua regola è configurata. D’ora in poi, riceverai un avviso ogni volta che ricevi un messaggio da quell’indirizzo e-mail.

Crea una regola per un intero dominio

Se desideri essere avvisato quando ricevi un’email da un determinato dominio, come un client specifico o il tuo dominio di posta elettronica di casa, dovrai configurare una regola da zero.

Nella scheda Home, fai clic su Regole> Gestisci regole e avvisi.

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Nella finestra “Regole e avvisi”, fai clic su “Nuova regola”.

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Seleziona “Applica regola ai messaggi che ricevo”, quindi fai clic sul pulsante “Avanti”.

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Scorri verso il basso, seleziona “Con parole specifiche nell’indirizzo del mittente” e fai clic su “Parole specifiche” sottolineate nel riquadro inferiore.

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Aggiungi il dominio per cui desideri un avviso, fai clic su “Aggiungi” (puoi aggiungere più domini se lo desideri), quindi fai clic su “OK”.

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Il dominio avrà sostituito “Parole specifiche”. Fai clic su Avanti “.

La procedura guidata per le regole che mostra il dominio scelto.

Ora scegli se vuoi riprodurre un suono, mostrare un avviso o entrambi. Se scegli un suono, dovrai fare clic su “A Sound” e scegliere il suono che desideri. Una volta fatto, fai clic su “Fine”.

Le opzioni di avviso nella Creazione guidata Regole.

La regola sarà visibile nell’elenco “Regole e avvisi”. Fai clic su “Applica” per attivarlo.

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D’ora in poi, ogni volta che arriva un’email da quel dominio, riceverai l’avviso che hai scelto.